الوصف الوظيفي

الارتباط التنظيمي

مسمى الوظيفة

سكرتير تنفيذي

المسؤول المباشر

الرئيس التنفيذي

الرئيس

نائب الرئيس

العائلة الوظيفية

--

القطاع

--

المستوى الإداري

الوظائف التخصصية

الإدارة

سكرتارية

المستوى الوظيفي

سكرتير تنفيذي (الوظائف التخصصية )

المرؤوسين

...

رمز الوظيفة

XXXXXX

الغرض الوظيفي

دعم الرئيس التنفيذي، الرئيس، نائب الرئيس من خلال إدارة جدول الأعمال اليومي، والتحضير للاجتماعات، وتنسيق الاتصال مع الجهات الداخلية والخارجية، والمساهمة في إعداد التقارير والعروض، بما يعكس مستوى مهني عالي من التنظيم والسرية.

المسؤوليات والمهام الرئيسية

المسؤوليات الإدارية والتنظيمية

تنفيذ المهام وتحليل البيانات

  • تطبيق المعرفة التخصصية في مجالات العمل لضمان تنفيذ المهام بكفاءة ودقة.
  • جمع وتحليل البيانات لتقديم تقارير وتوصيات تدعم عمليات اتخاذ القرار.
  • تطوير حلول تقنية أو تشغيلية لحل المشكلات وتحسين جودة العمل.

دعم تنفيذ السياسات والإجراءات

  • الالتزام بالسياسات والإجراءات المعتمدة وضمان الالتزام للمعايير المؤسسية.
  • المساهمة في تحسين العمليات التشغيلية عبر تقديم مقترحات تطويرية قائمة على البيانات.
  • متابعة تنفيذ المهام وفق اتفاقيات تقديم مستوى الخدمة وضمان تحقيق الأهداف التشغيلية.

التعاون مع الفرق والإدارات المختلفة

  • العمل ضمن فرق متعددة التخصصات لدعم تحقيق الأهداف المشتركة.
  • تقديم الدعم الفني والاستشاري للإدارات والأقسام الأخرى عند الحاجة.
  • المشاركة في الاجتماعات الدورية وتقديم تقارير الأداء والملاحظات التطويرية.

تحسين الأداء وتطوير الكفاءات المهنية

  • متابعة أحدث الاتجاهات والتقنيات في المجال التخصصي وتطبيقها في بيئة العمل.
  • تطوير المهارات المهنية من خلال التدريب المستمر والشهادات التخصصية.
  • اقتراح مبادرات تطويرية لتحسين الأداء الشخصي وأداء الفريق.

دعم الابتكار والجودة في العمل

  • متابعة أحدث الاتجاهات والتقنيات في المجال التخصصي وتطبيقها في بيئة العمل.
  • تطوير المهارات المهنية من خلال التدريب المستمر والشهادات التخصصية.
  • اقتراح مبادرات تطويرية لتحسين الأداء الشخصي وأداء الفريق.

المسؤوليات الوظيفية

  • استقبال المراسلات والمكالمات الهاتفية وتوجيهها حسب الأولوية.
  • تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات اليومية لمديره المباشر وتأكيد الحضور.
  • تحضير الوثائق والعروض التقديمية لاجتماعات الإدارة العليا والمجالس التنفيذية.
  • إعداد وصياغة المذكرات والخطابات الإدارية عند الحاجة.
  • حفظ وتنظيم الملفات الورقية والإلكترونية والتأكد من سهولة استرجاعها.
  • متابعة البريد الوارد والصادر وتوثيق الإجراء المتخذ لكل معاملة.
  • التنسيق مع القطاعات و الإدارات المختلفة لترتيب المواعيد الرسمية والاجتماعات المشتركة.
  • التنسيق مع الجهات الحكومية أو الخاصة لترتيب اللقاءات والمناسبات الرسمي.
  • تقديم الدعم الإداري في تجهيز وثائق الاجتماعات والعروض التقديمية.
  • القيام بأي مهام أخرى يتم التكليف بها تتسق مع طبيعة دوره ومسؤولياته الوظيفية والإدارية وفقاً لما تقتضيه مصلحة العمل.

المتطلبات الوظيفية

التعليم والخبرات

الحد الأدنى

يفضل

التعليم / الشهادات المهنية

بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو العلاقات العامة أو تخصص ذو علاقة

--

الخبرة

2-4 سنوات خبرة

خبرة في وظيفة مشابهه

اللغات

اللغة العربية

اللغة الانجليزية

الجدارات الوظيفية

الجدارات الأساسية

الجدارات القيادية

الجدارات التخصصية

الجدارة

المستوى

الجدارة

المستوى

الجدارة

المستوى

  • الالتزام بالقيم المؤسسية والحوكمة
  • المعرفة بالخدمات والتقنيات الزراعية
  • إدارة الأداء وتحقيق النتائج
  • التركيز على العميل
  • التعاون والتواصل الفعّال
  • المرونة والتكيف
  • الابتكار والتحسين المستمر

المستوى الثاني

--

--

--

--

العلاقات الوظيفية

التواصل الداخلي

  • الادارات التنظيمية ذات العلاقة

التواصل الخارجي

  • الجهات الرقابية
  • المستفيدون من خدمات الشركة